POLITICA RECEPCIÓN Y TIEMPOS DE ENTREGA DE PEDIDOS

Versión: 01
Fecha: Septiembre 2025

1. OBJETIVO:

Establecer las directrices y normas internas que se deberán aplicar en cada uno de los pedidos realizados por parte de los clientes, comerciales y distribuidores, y tiempos de entrega por parte de la empresa VITA QUALITAT SAS.

2. ALCANCE:

La política y normas establecidas en el presente documento aplicarán para distribuidores independientes, distribuidores minoristas, distribuidores mayoristas, clientes particulares, empleados y contratistas de la empresa.

3. PROPÓSITO

Dando cumplimiento con nuestra filosofía empresarial y con nuestro compromiso de brindar bienestar, salud y calidad de vida a todas las personas, el presente documento describe la política para la recepción y el tiempo de entrega de pedidos de producto realizado a la empresa VITA QUALITAT SAS.

4. GENERALIDADES

La política de recepción y entrega es el texto en donde se explica a los clientes cómo se da el proceso de recepción y entrega de sus productos.

Generalmente, la política de entrega de productos se basa en la siguiente información:

• Medios de pago. Se describen los diferentes medios de pago con los cuales cuenta la empresa VITA QUALITATA SAS.
• Forma de pago. Se define como debe realizarse el pago para poder proceder con el pedido de los productos y posterior entrega.
• Plazo de envío: Definir en cuánto tiempo se entrega los productos después de la confirmación del pago y cuál es el plazo hasta la entrega.
• Empresas de transporte usadas en la entrega: tener claro y estructurados las empresas que apoyan la entrega de los productos (operador logístico).
• Cómo proceder en caso de que el cliente necesite cambiar la dirección informada al momento de la compra.
• Qué hacer en caso de retrasos en el envío.
• Cómo el cliente puede recibir su compra en caso de vivir en un lugar con restricción de entrega.

4.1 CLIENTE PARTICULAR DE ATENCIÓN POR WHATSAPP (aplica también para empleados y contratistas de la empresa):

Cuando el cliente es atendido por este medio, se confirma:

• Lugar de ubicación: si se encuentra ubicado en Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello puede realizar el pago contraentrega, link de pago o transferencia bancaria. De lo contrario solo aplica link de pago o transferencia bancaria.

Una vez definido su ubicación se procede a solicitar los siguientes datos:

• Nombre completo
• Número de cédula
• Número de teléfono
• Dirección
• Correo electrónico
• Comprobante de transferencia si aplica

Una vez confirmado el pago (si aplica) y los datos para el despacho, se le informa el tiempo de entrega:

Compras con entrega en Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello: si la compra y/o pedido se realiza entre las 8:00 a.m. y 11:00 a.m., se entrega el mismo día en el horario de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Si la compra y/o pedido se realiza entre las 11:00 a.m. a 7:00 p.m. se entregará en el día hábil siguiente.

Los pagos que son contraentrega, el cliente deberá pagar al mensajero el valor del pedido notificación en la conversación por WhatsApp una vez sea entregado.

Para compras con entregas diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello: si la compra y/o pedido se realiza entre las 8:00 a.m. y 1:00 p.m., el despacho se realiza con nuestro operador logístico aliado entre las 2:00 p.m. y 4:00 p.m., para ser entregado en un tiempo estimado entre 1 y 3 días, el cual será informado al cliente una vez se cuente con la guía de envío.

Si el pedido se realiza entre la 1:00 p.m. y 7:00 p.m. el despacho se realiza con nuestro operador logístico aliado al día hábil siguiente entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m. para ser entregado en un tiempo estimado entre 1 y 3 días, el cual será informado al cliente una vez se cuente con la guía de envío.

Notificar al cliente tiempo de entrega: Una vez el pedido fue enviado se le notificará al cliente el tiempo estimado de entrega según especificaciones descritas en el punto anterior.

Si es cliente con entregas diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello, se le comparte la guía de envío para que pueda realizar su seguimiento en tiempo real de su pedido.

El producto será entregado en la ciudad convenida y el cliente asume los gastos de envío y seguros respetivos en destinos diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello.

4.2 CLIENTE PARTICULAR DE ATENCIÓN POR TIENDA VIRTUAL (también aplica para empleados y contratistas de la empresa):

• Agregar al carrito el producto(s) a comprar.
• Seleccionar pagar pedido.
• Diligenciar los datos solicitados, seleccionar medio de pago y dar pagara ahora.
• Seguir las instrucciones de Bold para el pago.

Una vez realizado el pago y confirmado al correo de la empresa VITA QUALITAT se procederá al despacho.

Compras con entrega en Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello: si la compra y/o pedido se realiza entre las 8:00 a.m. y 11:00 a.m., se entrega el mismo día en el horario de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Si la compra y/o pedido se realiza entre las 11:00 a.m. a 7:00 p.m. se entregará en el día hábil siguiente.

Para compras con entregas diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello: si la compra y/o pedido se realiza entre las 8:00 a.m. y 1:00 p.m., el despacho se realiza con nuestro operador logístico aliado entre las 2:00 p.m. y 4:00 p.m., para ser entregado en un tiempo estimado entre 1 y 3 días, el cual será informado al cliente una vez se cuente con la guía de envío.

Si el pedido se realiza entre la 1:00 p.m. y 7:00 p.m. el despacho se realiza con nuestro operador logístico aliado al día hábil siguiente entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m. para ser entregado en un tiempo estimado entre 1 y 3 días, el cual será informado al cliente una vez se cuente con la guía de envío.

Notificar al cliente tiempo de entrega: Una vez el pedido fue enviado se le notificará al cliente el tiempo estimado de entrega según especificaciones descritas en el punto anterior.

Si es cliente con entregas diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello, se le comparte la guía de envío para que pueda realizar su seguimiento en tiempo real de su pedido.

El producto será entregado en la ciudad convenida y el cliente asume los gastos de envío y seguros respetivos en destinos diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella y Bello.

4.3 CLIENTE DISTRIBUIDOR INDEPENDIENTE Y/O DISTRIBUIDOR MINORISTAS:

Estos tipos de clientes pueden realizar su pedido por nuestro canal de WhatsApp o por correo electrónico. Son considerados en esta clasificación por que el total de su pedido no supera UN MILLÓN DE PESOS ($1.000.000).

Tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Solicitar cotización del costo total de los productos requeridos al WhatsApp 322 2832619 o al correo electrónico gerencia@vitaqualitat.com.co.
• Una vez remitida la cotización por la empresa VITA QUALITAT SAS al mismo medio de remisión, se cuenta con un plazo no mayor de 15 días calendario para realizar el pago en las cuentas de la empresa relacionadas a continuación:

Bancolombia ahorros
Número de cuenta 55100006843
Llave cuenta 0044095495

Davivienda ahorros
Número de cuenta 108900429532
Llave cuenta @9017610350

• Remitir comprobante de pago y/o transferencia bancaria al WhatsApp 322 2832619 o al correo electrónico gerencia@vitaqualitat.com.co junto con los siguientes datos:

• Nombre completo
• Número de cédula y/o NIT
• Número de teléfono
• Dirección
• Correo electrónico

Una vez recibida la información anterior, el pedido será despachado teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Si la entrega es en Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella, Bello y Caldas, el pedido será entregado en los 2 días hábiles siguientes de la recepción del pedido.
• Si la entrega es en lugar diferente a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella, Bello y Caldas, la entrega será realizada en los 5 días hábiles siguientes de la recepción del pedido.

Notificar al cliente tiempo de entrega: Una vez el pedido fue enviado se le notificará al cliente el tiempo estimado de entrega según especificaciones descritas en el punto anterior.

Si es cliente con entregas diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella, Bello y Caldas, se le comparte la guía de envío para que pueda realizar su seguimiento en tiempo real de su pedido.

El producto será entregado en la ciudad convenida y el cliente asume los gastos de envío y seguros respetivos en destinos diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella, Bello y Caldas.

4.4 CLIENTE DISTRIBUIDOR MAYORISTA:

Este tipo de cliente puede realizar su pedido por correo electrónico institucional. Son considerados en esta clasificación porque el total de su pedido supera UN MILLÓN DE PESOS ($1.000.000).

Tener en cuenta las siguientes consideraciones:

• Solicitar cotización del costo total de los productos requeridos al correo electrónico gerencia@vitaqualitat.com.co.
• Una vez remitida la cotización por la empresa VITA QUALITAT SAS al correo electrónico, se cuenta con un plazo no mayor de 15 días calendario para realizar el pago del 50% en las cuentas de la empresa relacionadas a continuación:

Bancolombia ahorros
Número de cuenta 55100006843
Llave cuenta 0044095495

Davivienda ahorros
Número de cuenta 108900429532
Llave cuenta @9017610350

• Remitir comprobante de pago y/o transferencia bancaria al correo electrónico gerencia@vitaqualitat.com.co junto con los siguientes datos:

• Nombre completo
• Número de cédula y/o NIT
• Número de teléfono
• Dirección
• Correo electrónico

Una vez recibida la información anterior, el pedido será despachado teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• El producto será entregado en la ciudad convenida y el cliente asume los gastos de envío y seguros respetivos en destinos diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella, Bello y Caldas.

La entrega se realizará entre 5 y 20 días calendario después de confirmado el pedido.

Notificar al cliente tiempo de entrega: Una vez el pedido fue enviado se le notificará al cliente el tiempo estimado de entrega según especificaciones descritas en el punto anterior.

Si es cliente con entregas diferentes a Medellín, Envigado, Sabaneta, Itagüí, La Estrella, Bello y Caldas, se le comparte la guía de envío para que pueda realizar su seguimiento en tiempo real de su pedido.

• Una vez recibido el pedido se debe cancelar el 50% restante con un plazo no mayor de 3 días hábiles en cualquiera de las cuentas bancarias de la empresa VITA QUALITAT SAS relacionadas a continuación:

Bancolombia ahorros
Número de cuenta 55100006843
Llave cuenta 0044095495

Davivienda ahorros
Número de cuenta 108900429532
Llave cuenta @9017610350

Enviar el soporte del pago del 50% restante al correo gerencia@vitaqualitat.com.co.

VITA QUALITAT, Resolverá las dudas e inquietudes con los pagos tan pronto sea posible y por el medio de recepción del pedido y del pago realizado.

ANA CECILIA VÉLEZ CASTRO
Representante Legal

www.vitaqualitat.com.co